El proyecto
En este capítulo o sección del programa se abordarán aspectos fundamentales para el análisis técnico de un proyecto, partiendo desde la comprensión básica de Qué es un proyecto. Iniciamos con una introducción general, lo que nos permite contextualizar la naturaleza de los proyectos, su propósito y relevancia en el ámbito productivo y organizacional.
Se destaca la importancia del estudio técnico básico, como una etapa crucial para evaluar la viabilidad y operatividad del proyecto desde una perspectiva técnica. A partir de ahí, se avanza hacia la determinación del tamaño del proyecto, aspecto que implica definir la escala óptima de operación con base en la demanda estimada, recursos disponibles y capacidades productivas de cada proyecto.
Un punto clave es la definición del proceso y la tecnología a emplear, donde se analiza cuál será el método productivo más eficiente y la tecnología más adecuada para los objetivos del proyecto. Esto está directamente relacionado con la localización del proyecto, que se analizará en dos niveles: macro (región o país) y micro (sitio específico), considerando factores como acceso a insumos, mercado, vías de comunicación y distribución, infraestructura y costos. Este análisis se complementa con un estudio técnico adicional que permitirá profundizar en aspectos logísticos y operativos.
Por supuesto, abordaremos la determinación de la inversión fija, en donde se identifican y se cuantifican los recursos necesarios en infraestructura, maquinaria, instalaciones y otros activos. Para ello, se presentarán diversos métodos de estimación como: el desglose de factores, el método de las seis décimas y el método de Lang, los cuales nos permiten estimar de forma aproximada los montos de las inversiones requeridas.
En cuanto a la parte organizativa, se contempla el desarrollo de la sección de la definición de la estructura organizacional, en la que se especifica cómo se distribuirán las funciones, las responsabilidades y niveles jerárquicos dentro del proyecto. Recordando el ejercicio que ya se hizo con relación a la matriz RACI, a esta definición se le adicionará la determinación de las plantillas de personal, lo que implica establecer cuántos y qué tipo de trabajadores serán necesarios para la operación eficiente del proyecto.
Finalmente, se desarrollan los temas relacionados con los presupuestos del proyecto. Se comienza con la determinación del presupuesto de ingresos, que estima los ingresos esperados por la venta de bienes o servicios. Luego se presenta el presupuesto de egresos, dividido en tres componentes esenciales, como son: el costo de operación, que incluye materias primas, energía y mantenimiento; el costo de ventas, que está relacionado con actividades de comercialización; y finalmente el gasto de administración, con el que se abarcarán los costos asociados a la gestión y dirección del proyecto.
Este enfoque integral nos permite visualizar todas las variables técnicas, organizativas y financieras que son necesarias para evaluar adecuadamente un proyecto industrial o empresarial.
NOTA: A continuación el siguiente bloque corresponde a material tomado del libro «Gestión Exitosa de Proyectos» de los autores Gido, J., & Clements, J. material publicado en 2015, por la editora Cengage Learning.
¿Qué es un proyecto?
¿Qué es un proyecto?[1]
Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y el uso eficaz de los recursos.
Un proyecto tiene un objetivo claro que establece lo que se logrará. Es el producto final tangible que el equipo del proyecto debe producir y entregar. El objetivo del proyecto se define en términos de producto final o entregable, programa y presupuesto. Requiere que se complete el alcance del trabajo del proyecto y se produzcan todos los entregables por un tiempo determinado y dentro del presupuesto.
Por ejemplo, el objetivo podría ser fabricar un nuevo aparato portátil para preparar alimentos, estimado dentro de en un plazo de 10 meses y con un presupuesto de $2 millones. El objetivo del proyectos d Aa ses es es e s sew 1puede :: también una declaración de los beneficios o resultados esperados que se lograrán a partir de la implementación del proyecto. Ésta es la razón por la cual se está realizando el proyecto.
Por ejemplo, un proyecto con el objetivo de desarrollar un nuevo producto puede tener como resultado esperado vender una cantidad determinada de unidades de ese producto nuevo dentro de un año, o aumentar la participación de mercado en un un porcentaje específico.
De este modo, el objetivo del proyecto podría ser ampliar 3% la participación de mercado de una empresa mediante la introducción de un nuevo aparato portátil para preparar alimentos, en 10 meses y con un presupuesto de $2 millones.
En este caso, el resultado del incremento de la participación de mercado no se conocerá hasta que haya transcurrido un tiempo después de que el proyecto de desarrollo del nuevo producto haya sido completado.
Otro ejemplo es un proyecto cuyo objetivo es organizar un evento con el fin de recaudar fondos para una causa particular, como una investigación sobre la diabetes, pero el beneficio esperado del evento es recaudar una determinada cantidad de dinero, por ejemplo, $20 000. En este caso, la terminación del proyecto, es decir, la celebración del evento para recaudar fondos, permite que se obtenga el beneficio.
- Un proyecto se realiza por medio de una serie de tareas interdependientes, es decir, de tareas no repetitivas que deben llevarse a cabo en determinada secuencia con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
- Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las tareas. Estos recursos pueden incluir diferentes personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones. Por ejemplo, un proyecto para realizar una serie compleja de operaciones quirúrgicas puede involucrar médicos especialistas, enfermeras, anestesiólogos, instrumentos quirúrgicos, equipo de monitoreo, aparatos para prótesis u órganos para trasplante e instalaciones de operación especiales.
- Un proyecto tiene un marco de tiempo específico o periodo de vida finito. Tiene una fecha de inicio y una fecha en la que debe lograrse el objetivo. Por ejemplo, la remodelación de una escuela podría tener que terminarse entre el 20 de junio y el 20 de agosto.
- Un proyecto puede ser una tarea única o que se realiza una sola vez. Algunos proyectos, como el diseño y la construcción de una estación espacial, son únicos porque nunca se han intentado antes. Otros proyectos, como el desarrollo de un producto nuevo, la construcción de una casa o la planeación de una boda, son únicos porque se hacen según ciertas especificaciones o a petición del cliente. Por ejemplo, una boda puede ser una celebración sencilla e informal, con unos cuantos amigos en una capilla, o ser un acontecimiento espectacular, digno de la realeza.
- Un proyecto tiene un patrocinador o cliente. El patrocinador/cliente es la entidad que proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede ser una persona, organización o sociedad de dos o más personas u organizaciones. Cuando un contratista construye una adaptación a una casa, el cliente es el propietario de la casa que está financiando o pagando el proyecto. Cuando una empresa recibe fondos de un organismo gubernamental para desarrollar un dispositivo robótico para manejar material radiactivo, el patrocinador es el organismo gubernamental. Cuando el consejo de administración de una empresa proporciona fondos para que un equipo de sus empleados actualice el sistema de información de la administración de la empresa, el consejo de administración es el patrocinador del proyecto. En este último caso, el término cliente puede adoptar una definición más amplia, que no sólo incluye al patrocinador del proyecto (la gerencia de la empresa) sino también a otros grupos de interés, por ejemplo, las personas que serán los usuarios finales del sistema de información. La persona que administra el proyecto y el equipo del proyecto deben lograr el objetivo de manera satisfactoria para que tanto el patrocinador como los usuarios del producto final del proyecto, es decir, del sistema de información actualizado, queden satisfechos.
- Por último, un proyecto implica un grado de incertidumbre. Antes de iniciar un proyecto se elabora un plan en función de ciertos supuestos y estimaciones. Es importante documentar estos supuestos, ya que influirán en el desarrollo del alcance de trabajo del proyecto, en el programa y en el presupuesto. Un proyecto se basa en una serie única de tareas interdependientes y estimaciones de la duración de cada tarea, varios recursos y supuestos sobre la disponibilidad y la capacidad de esos recursos, y aproximaciones de los costos asociados con los recursos. Esta combinación de supuestos y estimaciones genera incertidumbre respecto a si se logrará plenamente el objetivo del proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto se puede realizar en el plazo previsto, pero el costo final puede ser mucho mayor de lo previsto debido a las bajas estimaciones iniciales del costo de ciertos recursos.
A medida que el proyecto avanza, algunos de los supuestos se perfeccionan o se reemplazan con información real o actualizada. Por ejemplo, una vez que se termina el diseño conceptual del informe anual de una empresa, la cantidad de tiempo y los costos necesarios para completar el diseño detallado y elaborar el documento final pueden estimarse mejor.
Ejemplos de proyectos del libro Gestión Exitosa de Proyectos:
- El montaje de una obra de teatro
- El desarrollo y la introducción de un producto nuevo
- La planeación de una boda
- El diseño y la implementación de un sistema de cómputo
- La acuñación de una nueva moneda de $1.00
- La modernización de una fábrica
- La consolidación de dos plantas de manufactura
- La adaptación de un sótano como sala familiar
- La celebración de una conferencia
- El diseño y la producción de un folleto
- La limpieza ambiental de un sitio contaminado
- La celebración de una reunión escolar
- La construcción de un centro comercial
- La realización de una serie de cirugías a la víctima de un accidente
- La organización de una fiesta de la comunidad
- La reconstrucción de una ciudad después de un desastre natural
- La realización de una cena para 20 personas
- El diseño de un programa de becarios para estudiantes en una empresa
- La construcción de una casita en un árbol
El logro exitoso del objetivo del proyecto está circunscrito a varios factores, que incluyen:
- el alcance,
- la calidad,
- el programa o agenda,
- el presupuesto,
- los recursos,
- los riesgos y
- la satisfacción del cliente.
La terminación exitosa del proyecto requiere completar el alcance del trabajo dentro del presupuesto y en un marco de tiempo determinado, a la vez que se administra el uso de los recursos, se cumple con las especificaciones de calidad y se administran los riesgos, y todo esto debe hacerse sin sacrificar la satisfacción del cliente o patrocinador. Durante el proyecto, a veces es un reto equilibrar o compatibilizar estos factores, que a menudo se restringen entre sí y ponen en peligro el logro del objetivo.
[1] Gido, J., & Clements, J. (2015). Gestión Exitosa de Proyectos . Cengage Learning.
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Gestión de Proyectos 2025 